Jedes Jahr zur Weihnachtszeit finden in Hannover in diversen Locations Weihnachtsfeiern statt. Ich (Leon) durfte in meinem ersten Jahr als Auszubildender zum Veranstaltungskaufmann bei einigen dabei sein. Hier erzähle ich euch, was alles zu meinen Aufgaben zählt, damit wir im Endeffekt eine schöne winterliche Feier zelebrieren konnten.
Die Weihnachtsfeier, über die ich schreibe war an einem Samstagabend.
Der Aufbau
Beginnen wir aber von vorne. Zuerst musste am Mittwoch (vor der Veranstaltung) alles gepackt werden. Dazu haben wir unsere fertigen Packzettel bekommen und die Rollis fertig bestückt. Das ganze Equipment wurde zusammengesucht und sortiert. Somit gab es einen Getränke-Rolli, einen Geschirr-Rolli, einen für Dekoration und noch ein paar weitere. Den LLW beladen wir meist erst einen Tag vor der Veranstaltung mit unseren Rollis. Nachdem dieser beladen ist, wird in Richtung Nordstadt, gefahren. Dort angekommen begann erstmal das Abladen. Nachdem alles wieder unten war, haben wir die Rollis in die Halle gerollt. Unser Veranstaltungsleiter hat daraufhin jedem von uns eine Aufgabe gegeben. Dies fällt eigentlich immer gleich aus. Der Helmkehof hat nämlich nur vier Bereiche (ausgenommen des WC-Bereichs). Einmal den Hauptbereich, indem die Gäste speisen und feiern, dann der Bar-Bereich am Ende der Halle, der Buffetraum und unser BackOffice. Somit wird jedem immer ein Bereich zugeteilt. Da wir meistens nur zu dritt fahren, fällt das BackOffice leer aus. Meine
Aufgabe war, es den Buffetraum herzurichten. Das heißt, dass ich zuerst die Skirtings an die Tische befestigte, gefolgt von den Tischdecken. Nachdem dies beides erledigt war, konnte ich das Geschirr, passend zu den Speisen aufbauen. Zuerst begann ich mit dem Vorspeisen-Geschirr, gefolgt von den Hauptspeisen und zum Schluss folgt die Dessert-Station. Neben dem Geschirr, musste ich auch die Rechauds für die warmen Speisen aufstellen. Diese habe ich dann direkt mit Wasser befüllt und habe dann auch schon die Brennpaste daneben gestellt. Somit nehme ich unserem Koch schon einige Arbeit ab. Zum Schluss kamen nur noch die weihnachtliche Deko und der Buffetraum war fertig.
Vanessa, meine Kollegin aus dem ersten Lehrjahr, hat die Aufgabe des Eindeckens übernommen. Somit hat sie mit den Tischdecken gestartet. Nachdem alle Tischdecken auf den Tischen waren, konnte sie die von uns gefalteten Servietten an jeden Platz stellen. Nachdem das frisch polierte Besteck auf den Tischen lag, sah die Halle schon festlicher aus. Nach dem Besteck hat sie die Wein- und Wassergläser hingestellt. Zum Schluss wurde das ganze nochmal richtig und ordentlich ausgerichtet. Nachdem der Hauptpart getan war, konnte Vanessa die Tische mit Kerzen, Tannenzapfen und Weiterem dekorieren.
Die letzte Aufgabe war die Bar. Hier wurde erstmal alles ordentlich saubergemacht und desinfiziert. Daraufhin wurde die Zapfanlage aufgebaut, angeschlossen und sofort ausprobiert. Somit können wir direkt feststellen, dass am Veranstaltungstag direkt das Bier läuft. Daraufhin wurden die Kühlschränke ordentlich befüllt und die Gläser wurden in der richtigen Reihenfolge aufgebaut. Somit mussten wir hinter dem Tresen nur noch die weiteren Gläser verstauen. Die weiteren Flaschen werden nämlich im Container draußen gelagert, damit sie über Nacht weiterhin gekühlt werden.
Die letzte Aufgabe im Bar-Bereich ist das Dekorieren der Regale. Diese werden normalerweise immer mit Flaschen (die sowieso bei der Veranstaltung genutzt werden) und Gläsern dekoriert. In der Weihnachtszeit setzten wir jedoch eher auf richtige Dekorationselemente. Somit wurden Kerzen und Weihnachtsbaumkugeln schön platziert.
Bei manchen Veranstaltungen bauen wir auch noch einen Glühwein-Empfang statt dem eigentlich üblichen Sektempfang auf. Dies war bei dieser Weihnachtsfeier jedoch nicht gewünscht.
Gewünscht war diesmal jedoch unsere Gin-Bar. Diese durfte ich aufbauen. Sprich ,ich habe einen Tresen genommen und ihn aufgebaut. Ich habe die verschiedenen Gin-Sorten platziert, sowie auch die einzelnen Tonics dazu. Kräuter, wie Koriander und Thymian, und Obst bauen wir immer erst am Veranstaltungstag auf. Somit habe ich nur die Schälchen hingestellt um zu sehen, dass auch alles auf den Tresen passt.
Zum Schluss haben wir die Rollis in den hinteren Container gerollt und unser BackOffice fertiggemacht. Eine Abräum-Station wurde mit Hilfe von Kisten erstellt. Somit waren wir mit allen Aufgaben fertig und konnten wieder in die Firma fahren. Falls wir etwas vergessen haben, wird dies schnell nachgepackt und dann am Veranstaltungstag wieder mitgebracht.
Die Weihnachtsfeier – Veranstaltungstag
Die Feier begann für uns (Vanessa und mich) schon um 16:30 Uhr. Wir trafen uns mit unserem Veranstaltungsleiter vor Ort. Wir haben direkt angefangen Wasser auf die Tische zu stellen und die Kerzen anzumachen. Es liefen somit die letzten kleinen Vorbereitungen. Die Gin-Bar wurde nun von mir fertiggemacht.
Um 17:00 Uhr kamen auch schon unsere anderen Servicekräfte zur Hilfe. Nach einem kurzen Briefing von unserem Veranstaltungsleiter, wurde jedem ein Tisch oder eine Aufgabe zugewiesen. Vanessa und ich wurden im Service eingeteilt. Das heißt, nachdem sich alle Gäste hingesetzt haben, haben wir deren Getränkebestellungen entgegengenommen und schnellstmöglich wieder zu ihnen gebracht. Als das Buffet eröffnet wurde, kam auch noch das Abräumen der Speisen hinzu. Jedoch nutzen wir die kleine Zeitspanne immer zuerst um leere Gläser von den Tischen zu räumen. Oft kommen wir an diese während der Veranstaltung nämlich gar nicht ran.
Gegen 22:00 Uhr hat der gewünschte DJ angefangen seine Mixtapes zu spielen. Dies hieß für uns, dass jetzt alle Speisen und Teller von den Tischen genommen werden können. Somit sahen die Tische wieder deutlich ordentlicher aus. In der Zwischenzeit passt ein weiterer Kollege immer auf unser BackOffice auf, sodass dieses weiterhin ordentlich bleibt. Denn bei dem ganzen Abräumen entsteht dort meistens ein Chaos. Unser Kollege hat jedoch einen guten Job gemacht, sodass wir zum späten Abend hin, die ein oder andere Box wegbringen konnten.
Zu diesem Zeitpunkt schickt unser Veranstaltungsleiter auch schon Personal nach Hause, da dieses nicht mehr in so großer Zahl gebraucht wird. Ich blieb jedoch bis zum Schluss, da ich mich mit dem Abbau einer Veranstaltung schon besser auskannte.
Abbau der Veranstaltung:
Kurz vor Ende der Veranstaltung wird immer schon langsam und unauffällig abgebaut. Somit haben wir ganz zum Schluss immer etwas weniger zu tun. Der Abbau ist quasi eine umgedrehte und schnellere Variante vom Aufbau. Jeder kümmert sich um einen Part. Somit sind die Rollis wieder schnell beladen, diese werden jetzt jedoch nicht mehr auf einen LKW beladen, sondern in den Container geschoben. Nachdem dort alle verstaut sind, machen wir von dem Helmkehof aus Feierabend. Am nächsten Werktag wird morgens das ganze dreckige Equipment von einem Logistiker abgeholt.
