Catering Anfrage

Cateringanfrage – Was müssen Sie beachten?

Eine gut geplante und durchorganisierte Feier wirft eine Menge Fragen auf und verlangt logistisches Know-how. Wir beraten Sie von Anfang an bei der Auswahl der geeigneten Speisen, beim Ablauf, beim Service und greifen Ihnen unter die Arme, wo wir nur können. Erste Fragen zu der Organisation Ihrer Veranstaltung sollten Sie im Vorfeld klären.

Veranstaltungsort und -datum

Nehmen wir mal an, Sie möchten eine Geburtstagsfeier planen. Diese sollte wahrscheinlich innerhalb der nächsten Tage nach Ihrem Geburtstag sein – oder auch vorher, falls Sie reinfeiern möchten. Oder feiern Sie ein Firmenjubiläum? Das Datum bzw. die Saison sollte zu Beginn auf jeden Fall definiert werden. Jetzt kommen wir zum „wo?“. Soll es in einer gemütlichen Runde zuhause sein, eine schon etwas größere Personenzahl im Garten oder doch in einer fremden Location sein. Hierbei ist wichtig, dass der Veranstaltungsort formal zur Art der Veranstaltung passen sollte. Damit verknüpft ist der Budgetrahmen, sowie auch das Programm und die Speisen.

Falls die Veranstaltung im Freien stattfinden soll, müssen Sie auf jedes Wetter vorbereitet sein. Kann man bei Regen doch noch ins Gebäude gehen? Ist das Zelt wasserdicht? Wie viel mehr Equipment muss ich draußen mit einplanen?

Budgetplanung

Mit eine der ersten Fragen, die Sie sich nach dem „wann und wo?“ stellen müssen, wäre die Budgetplanung. In welchem Rahmen möchten Sie Ihre Veranstaltung durchführen? Wie viele Personen möchten Sie einladen?  Entscheiden Sie sich lieber für ein rustikales Buffet oder möchten Sie ein 5-Gang-Menü? Gerne unterbreiten wir Ihnen ein unverbindliches Angebot zu Ihren Wünschen, sodass der Budgetrahmen eingehalten wird.

Speisen- und Getränkeauswahl

Die erste Frage, die Sie hier beantworten müssen, wäre die Speisenauswahl. Möchten Sie ein Buffet, ein Menü, Fingerfood oder doch lieber etwas Gegrilltes? Ist die Speisenauswahl eher als Snack angedacht oder als etwas Deftiges?

Haben Sie zu den Speisen bestimmte Wünsche? Soll etwas Konkretes mit in der Auswahl sein? Haben Ihre Gäste vielleicht starke Allergien oder Unverträglichkeiten, welche wir wissen sollten? Diese Fragen sollten Sie sich als nächstes stellen. Grundsätzlich kann man sich immer einigen und eine Lösung für Ihre Gäste finden. Ob es ein Einzelgericht wird oder man tauscht eine Komponente um. Eine Möglichkeit findet sich immer. Somit können wir individuelle Buffets oder Menüs (außerhalb unseres Cateringkatalogs) für Sie erstellen. Nach einigen Rücksprachen mit unserem Küchenchef wird ein passendes Buffet oder Menü kalkuliert.

Ähnlich ist es bei den Getränken. Theoretisch ist alles möglich. Sie müssen nur wissen, ob Sie diese selber kaufen möchten oder die von Ihrem Caterer beziehen wollen. Je nach Location kann es zu Korkgeld kommen.

Equipment

Für die Speisen und Getränke muss auf jeden Fall das passende Geschirr her. Wenn Sie zuhause oder im Garten feiern, könnten Sie ja Ihr eigenes Geschirr verwenden. Reicht dieses aber für Ihre Personenanzahl aus? Oder haben Sie vielleicht genug Teller, aber zu wenig Besteck? In diesem Fall kann man fast immer Geschirr oder Gläser beim Caterer mit dazu buchen.

Hier wäre es wichtig zu wissen, was Sie für Getränke vor Ort haben bzw. ob Sie Getränke von uns wünschen. Nachdem dies geklärt ist, klärt sich die Frage nach der Gläserauswahl fast von selbst. Für jedes Getränk wird ein passendes Glas zur Verfügung gestellt.

Somit können wir bei Extra-Wünschen, wie beispielsweise Lüttje Lage, auch die passenden Gläser stellen, somit Sie sich auch richtig wohl fühlen.

Da wir jetzt schon bei dem Equipment sind, benötigen wir noch folgende Informationen. Wie sitzen oder stehen Ihre Gäste? Haben Sie genug Sitzmöglichkeiten vor Ort? Benötigen Sie vielleicht für eine Gartenparty noch weitere Bierzeltgarnituren oder sitzen Sie doch lieber zuhause an runden Tischen? Je nach Veranstaltungsart wird die richtige Bestuhlungsvariante zur Geltung kommen. Gerne kann man bei einer Besichtigung besprechen, welche Bestuhlung für Sie passend wäre und welche überhaupt in die Räumlichkeiten passen könnte.

Dekoration

Möchten Sie vielleicht Hussen für Ihre Bierzeltgarnituren oder Stehtische. Entsprechen die Hussen Ihrem Geschmack oder dem Motto Ihrer Veranstaltung? Sind weiße Hussen vielleicht zu „edel“, sodass Ihnen schwarze mehr zu sagen würden? Bei solchen Artikeln ist die Farbpalette sehr groß, sodass für Sie schon das Passende dabei sein wird.

Weitere Fragen die Sie sich zum Thema Dekoration stellen können, sind beispielsweise Kategorien wie Kerzen oder Blumen. Möchten Sie eher kleine Teelichter oder große, präsente Kandelaber. Benötigen Sie möglicherweise gar keine Kerzen, da Ihre Räumlichkeit gut beleuchtet ist oder Ihre Veranstaltung am Nachmittag schon wieder endet?  Genau dieselben Fragen können Sie sich auch bei den Blumengestecken machen. Hier ist die Auswahl noch viel (viel) größer als bei den Kerzen. Von riesigen Hochzeitsgestecken bis zu kleinen farblichen Akzenten ist alles möglich.

Personal

In erster Linie hängt die Art des Service von der Art der Veranstaltung ab. Mögliche Servicemodelle sind Buffet und Tischservice.

Beim Buffet werden alle Speisen, Getränke und Geschirr auf einer großen Tafel aufgebaut. Die Gäste bedienen sich selbst und begeben sich zum Essen an einen Tisch. Das Servicepersonal bzw. das Kochpersonal kümmert sich um den Aufbau und die Bestückung des Buffets bzw. auch um den Getränkeausschank. Varianten sind ein eingeschränkter Tischservice mit Getränkeversorgung und Abräumen der leeren Teller. Dieser Service eignet sich hervorragend für größere Personengruppen.

Beim Tischservice ähnelt der Service dem in einem Restaurant: die Speisen werden fertig portioniert auf Tellern eingedeckt. Der Getränkeausschank erfolgt individuell. Der Tischservice verleiht Ihrem Dinner eine exklusive Note, ist jedoch nur bis zu einer Teilnehmerzahl von ca. 30 – 40 Personen sinnvoll. Bei größeren Gruppen ist der Tischservice auch möglich, benötigt in dem Fall aber deutlich mehr Personal. (Service- und Kochpersonal!)

Bei Stehpartys und Empfängen, bei denen hauptsächlich Fingerfood und Canapés gereicht werden, läuft das Servicepersonal mit Speiseplatten herum und bietet den Gästen direkt an. Hier ist der Service vor allem für das Abräumen eingeteilt. Bei „diesen“ Veranstaltungen werden die kleinen Platten und Porzellanschalen gerne irgendwo abgestellt, sodass der Raum immer unordentlich und dreckig aussieht.

Nach der Veranstaltung

Sofern die Veranstaltung es zulässt, wird die Speisenecke schön dezent während der Feier abgebaut. Das größere Equipment wie Tische, Stühle etc. wird aber erst zu einem festgelegten Datum abtransportiert. Ob dies noch am Veranstaltungstag ist oder am nächsten Werktag ist individuell möglich.

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Im Folgenden haben wir eine Art Checkliste für Sie geschrieben. Hier ist alles querbeet im Brainstorming aufgeschrieben worden. Je nach Veranstaltungsart sollte man noch das ein oder andere beachten, aber im Großen und Ganzen werden Sie mit dieser Liste eine gelungene Veranstaltung haben.

• Veranstaltungsdatum
  • Jahreszeit beachten

• Veranstaltungsort à Wetter!
  • Bestuhlung
  • Garderobe
  • Sanitäranlagen
  • Parkplatz
  • Hotels/ Übernachtungsmöglichkeiten für Gäste etc.
  • Anreise der Gäste etc.
• Budget
• Speisen
  • Buffet
  • Menü
  • Fingerfood à Flying-Fingerfood
  • Grill-Buffet
  • Snack
  • Fleisch, vegetarisch, vegan

• Getränke
  • Wasser
  • Softgetränke
  • Bier, Wein, Prosecco
  • Cocktails
  • Longdrinks
  • Digestif
  • Empfangsgetränk
  • Kaffee à Kaffeespezialitäten

• Tische und Stühle
  • runde Tische
  • eckige Tische
  • Bierzeltgarnituren
  • Bestuhlungsart
  • Stuhlhussen à Farbe
  • Stehtische à Hussen à Farbe

• Tischwäsche
  • Tischdecken à Stoff oder Einweg
  • Servietten à Stoff oder Einweg à Falttechnik

• Welches Equipment ist vor Ort?
  • Grill
  • Bestuhlung
  • Zelt
  • Küchenmaterial, welches verwendet werden darf à Herd, Kühlschrank etc.
  • Geschirr, Gläser und Besteck
  • Technik

• Technik
  • Internet-Zugang
  • Steckdosen
  • Beamer
  • Leinwand
  • Mikrofon
  • (Musik-)Anlage

• Kühlung der Getränke und Speisen
  • Flaschenkühlschrank
  • Kühlwanne
  • kalte Anlieferung
  • kalte Speisen nicht in die direkte Sonne stellen

• Dekoration/ „Klein-Orga“
  • Blumenschmuck
  • Kerzen
  • Motto
  • Tischkarten
  • Namensschilder
  • Schreibmaterial
  • Anwesenheitsliste
  • Tischplan
  • Raumbeschilderung

• Personal
  • Servicepersonal
  • Thekenpersonal
  • Köche/ Griller

• Anlieferung
  • Anlieferung am Vortag à muss etwas aufgebaut werden?
  • Anlieferung am Veranstaltungstag à nur Speisen oder wenig Equipment
  • Abholung am nächsten Werktag oder am Veranstaltungstag
  • Selbstabholung und -rückgabe